Cea mai bună structură a unei întâlniri

Cea mai bună structură a unei întâlniri:

Pe parcursul carierei, precum și în alte momente ale vieții, s-ar putea să vi se ceară să organizați o întâlnire. Ți se poate cere chiar să asumi un rol oficial de secretar al unui grup sau organizație, fie că este voluntar sau ca poziție plătită. În această calitate, este esențial să știți ce trebuie făcut și să puteți lua note clare și precise, deoarece acest rol este în primul rând de a crea o înregistrare oficială a întâlnirii.

Pregătire: Înainte de Ședință

Există o serie de lucruri pe care secretarul trebuie să le știe înainte de o întâlnire, dintre care majoritatea pot fi aflate cu ușurință întrebând persoana care urmează să prezideze ședința.

Cele mai importante sunt: Cine este de așteptat să facă aranjamentele pentru întâlnire, inclusiv să găsească un loc și să organizeze băuturi răcoritoare adecvate și orice facilități audio / video? Acesta este adesea secretarul.

Cine este responsabil de pregătirea agendei? Fiecare scaun va avea propria sa preferință, dar aceasta este, de obicei, o responsabilitate de secretariat, lucrând cu scaunul. Pot exista și alte persoane care au dreptul de a adăuga puncte pe ordinea de zi. Șeful ședinței are un rol în a se asigura că agenda nu este supraîncărcată, ceea ce poate include discutarea cu președintele și alții despre ceea ce ar putea fi amânat pentru o întâlnire ulterioară și ce ar putea fi acoperit într-un raport scris.

Ce tip de note sau minute sunt necesare? Trebuie să fie procese verbale oficiale care să stabilească cine a spus ce, sau note scurte care să înregistreze acțiunile convenite? Cât de repede trebuie să fie elaborate și distribuite notele sau procesele-verbale după întâlnire? Care este procesul de ștergere a notelor pentru publicare?

Unora dintre scaune le place să aprobe minute înainte de a fi trimise mai departe, în timp ce altele preferă ca acestea să fie distribuite mai multor participanți cheie în același timp. Dacă sunteți nou în rolul dvs. de secretar, merită, de asemenea, să aflați cine este așteptat să participe, organizațiile pe care le reprezintă și câteva dintre problemele care au fost ridicate la întâlnirile anterioare. Acest lucru vă va ajuta să înțelegeți ce se întâmplă. Puteți face acest lucru analizând procesele-verbale anterioare ale ședințelor și întrebând, de asemenea, președintele despre ce este probabil să se discute. Este imperativ să trimiteți notițele întâlnii. Aceasta va include, dar nu se limitează la, ordinea de zi, procesul-verbal al ultimei întâlniri și orice documente pentru discuții sau informații.

În ziua întâlnirii, sunt câteva lucruri care trebuie făcute:

Asigurați-vă că știți cine este așteptat să participe la întâlnire. Dacă clădirea are agenți de securitate, poate fi necesar să furnizați o listă cu participanții. Ajungeți devreme la locație și verificați dacă totul este în regulă. Dacă sunteți responsabil pentru aranjamentele întâlnirii, asigurați-vă că totul este acolo, sala este amenajată corect, orice echipament audio / video funcționează, există suficiente scaune și au sosit băuturi răcoritoare. Poate doriți să vă gândiți cine stă unde și chiar să ne marcați un plan de locuri, deoarece acest lucru face o diferență enormă în modul în care se desfășoară întâlnirea. Ar trebui să vă asigurați că scaunul este așezat central și că sunteți așezat lângă el. Asigurați-vă că aveți o mulțime de copii de rezervă ale documentelor pentru cei care nu au adus o copie. Dacă există o mulțime de lucrări, ar putea fi potrivit să le aranjați într-un dosar folosind numere de pagină/secțiuni, astfel încât participanții să poată găsi cu ușurință lucrări legate de discuția curentă. Dacă utilizați insigne cu numele, așezați-le în ordine alfabetică pe o masă de lângă ușă, de unde participanții le pot ridica pe măsură ce sosesc.

Scrierea efectivă a procesului-verbal al unei ședințe

Procesul-verbal va trebui să includă o listă completă a celor prezenți și a tuturor celor care și-au trimis scuze. Pentru a evita să mâzgăliți frenetic în timp ce oamenii se prezintă în jurul mesei, distribuiți o foaie de înscriere prin care le cere oamenilor să-și dea numele, organizațiile și datele de contact. Notați orice scuze pentru absență oferite în timpul prezentărilor: oamenii se prezintă adesea ca „înlocuitorii lui și, apropo, el/ea își trimite scuzele”.

Important:

Modul în care iei notițe în cadrul ședinței depinde de cât de formale trebuie să fie procesul-verbal. Dacă raportați doar un scurt rezumat al discuției, plus orice puncte de acțiune, atunci vă puteți permite să ascultați discuția și apoi să o rezumați sub formă de note. Dacă, totuși, se așteaptă să notați punctele principale făcute de vorbitori individuali, atunci va trebui să faceți un set mai complet de note, inclusiv numele sau inițialele vorbitorilor. Este o chestiune de alegere dacă folosiți un laptop sau un pix și hârtie pentru a nota, deși este bine să verificați în prealabil preferința participanților, mai ales într-un rol plătit.